Indexação

 

Acesse, no menu principal, as opções:
 
- Área de Trabalho
 
-Lotes
 
 
O lote com os documentos digitalizados será criado com o nome do usuário que o criou, data, hora e, se for indicado, o nome do lote.
 
Selecione o lote a ser indexado e clique em check out ou duplo clique.
 
Neste momento a integração com o seu ERP será de grande valia, pois todas as informações do cadastro inicial da entrada de equipamento poderão ser “amarradas” a imagem do documento, automaticamente, sem a necessidade de digitá-las.
 
Ao abrir a tela você a verá assim:
 
 
Na janela a esquerda, será possível visualizar o documento.
 

Na janela direita inferior, haverá uma listagem com todos os documentos deste lote a serem indexados.  

 
Lembramos que as janelas podem ser "arrastadas" para outro local pelo próprio usuário, conforme as preferências de trabalho de cada um.
 
Na janela direita superior, verificamos os campos de indexação a serem preenchidos para este documento.  
 
 

Basta a indicação do número da Ordem de Serviço, que  o restante dos campos são preenchidos automaticamente através da integração entre sistemas.   

 

Cada linha de informação a ser vinculada ao documento é um metadado. Estas informações serão utilizadas pela ferramenta de pesquisa ou pelo Workflow, futuramente, para localizá-los.  

 

É preciso fornecer somente o número da Ordem de Serviço.  Todas as demais informações necessárias para a indexação são auto-populadas com os dados  trazidos automaticamente da integração com o sistema de gestão ERP.

 
 
Após todos os documentos do lote terem sido indexados, salve as informações na janela de indexação e clique no ícone para submeter o lote.
 
 

 

Ao submeter o lote os documentos já estarão sendo armazenados no repositório do ServiceDoc. Ao mesmo tempo, o documento também é disponibilizado para pesquisa (de quem tem privilégios de acesso) e, automaticamente, os documentos ativarão seus papéis na ferramenta de Workflow.

 

Ordem de serviço - Cada OS iniciará uma instância de processo no workflow, e  a mesma será  acompanhada até a entrega do equipamento ao cliente;

Comprovante de Devolução - Ativa o recurso para integração automática de atualização de sistemas;

Notas Fiscais - Serão utilizadas pelo workflow para a validação de garantia de fabricação, assim como as declarações das lojas.