Notificações Automáticas
Para possibilitar a comunicação precisa de nossos clientes com seus clientes e parceiros de negócio, da forma correta, implementamos no Workflow do ServiceDoc o envio automático de e-mails, em diversos pontos do processo.
Além de garantir a comunicação, sempre que houver um e-mail cadastrado e válido, o sistema também possibilita a padronização da forma de comunicação da empresa. Ainda, tudo o que é encaminhado para terceiros também é encaminhado, em cópia oculta, para uma caixa postal de auditoria que está continuamente sendo monitorada pelo ServiceDoc.
Assim que um novo e-mail é direcionado para esta caixa postal, o ServiceDoc identifica sobre qual ordem de serviço ele se refere, importa-o automaticamente e faz sua indexação, já integrada aos demais sistemas da empresa. Ao enviar um e-mail, o sistema o torna disponível para consulta em questão de segundos, sempre que o envio tiver sido confirmado.
Quais são os e-mails enviados?
Garantia de Fábrica
- Pedido de Nota Fiscal para Cliente;
- Solicitação de autorização de atendimento para fabricante;
- Solicitação de cadastro de número de série e de complemento de base de dados para o fabricante quando não constar algum número de série;
- Solicitação de autorização de remessa para conserto no fabricante;
- Solicitação de coleta de equipamento, após autorização e emissão da nota fiscal de remessa;
- Pedido adicional ao fabricante para entrega de peças em atraso;
- Notificação de conclusão dos seviços para o consumidor;
- Notificação de recusa de atendimento em garantia para o consumidor, com a devida explicação dos motivos da recusa, de acordo com o texto do certificado de garantia de cada fabricante;
- Informação automática de emergência à equipe e supervisão, caso qualquer atendimento em garantia atinja 25 dias sem a devida solução;
- e outros...
Orçamentos
- Envio de orçamento ao cliente, com redação automática e inteligente dos textos do e-mail, ajustados dinamicamente em função de diversos parâmetros coletados durante o processo;
- Follow-up automático a clientes com demora na decisão para aprovação;
- Confirmação de recebimento da aprovação para o cliente;
- Notificação de conclusão dos serviços para o cliente;
- Notificação de liberação de equipamento para retirada;
- Solicitação de retirada de equipamento consertado;
- e outros...
Principais Benefícios:
- Organização e padronização das comunicações externas;
- Diminuição do tempo dispendido pelas pessoas na elaboração e envio de e-mails;
- Redução dos riscos inerentes ao negócio, quanto ao atendimento da Legislação (Código de Defesa do Consumidor);
- Elevação dos índices de satisfação dos clientes;
- Redução do volume de impressões;
- Redução de custos com a aquisição de papel e suprimentos para impressão;
- Redução do consumo de energia elétrica;
- Otimização do espaço físico para guarda de documentos;
- Menor tempo na localização de documentos e comunicações externas enviadas por e-mail;
- Preservação do meio ambiente.