Aprovação de Garantia
Antes de se iniciar o serviço técnico junto à equipe de produção, o atendimento deve ser primeiramente aprovado pelo fabricante, montadora ou seguradora.
O ServiceDoc é capaz de fazer esta verificação automaticamente. Se o atendimento tiver sido aprovado, ele armazena a imagem digital da tela de aprovação no repositório e encaminha o trabalho para a produção técnica, sem a necessidade de intervenção humana ou mesmo de impressão de comprovantes.
Uma vez disponível para consulta no ServiceDoc, este documento de comprovação de cadastro pode ser impresso quantas vezes for necessário, e somente se necessário.
Caso a garantia ou o atendimento não tenha sido validado de forma automática e/ou seja necessária alguma comprovação adicional por documentos, como por exemplo uma Nota Fiscal de Compra, então é então encaminhado um e-mail para o fabricante, seguradora ou montadora, já no padrão adequado para cada um e com todos os dados necessários. Adicionalmente, o próprio sistema anexa a Nota Fiscal ou a documentação de comprovação no e-mail e o encaminha ao parceiro de negócios (fabricante, montadora ou seguradora).
Entretato, caso a documentação necessária ainda não tenha sido entregue pelo cliente, ao invés de solicitar a autorização do parceiro, o sistema envia um e-mail ao cliente solicitando a documentação faltante para continuidade dos serviços.
E ainda, para melhorar, todos os e-mails que são enviados também seguem para uma caixa postal de auditoria, a qual é monitorada continuamente pelo ServiceDoc, que percebe a existência do e-mail, importa e indexa. Tudo de forma automatizada e sem nenhuma intervenção humana.
Atualização Automática:
Para facilitar ainda mais, o ServiceDoc é capaz de atualizar automaticamente os diversos sistemas, incluindo os sistemas dos parceiros de negócio. Isso permite não somente a sincronização não somente entre sistemas, mas também de pessoas, de equipes e de empresas.
Principais Benefícios:
- Controle e redução da possibilidade de conclusão de um serviço sem a devida aprovação;
- Organização e padronização das comunicações encaminhadas, tanto ao cliente como aos parceiros de negócio;
- Eliminação da possibilidade de glosa (não pagamento) de um atendimento, por este não ter sido previamente autorizado;
- Diminuição do tempo dispendido nos processos de liberação;
- Atualização automática no sistema do parceiro;
- Redução dos riscos inerentes ao negócio no atendimento dos regulamentos e da legislação (Código de Defesa do Consumidor);
- Elevação dos índices de satisfação dos clientes;
- Redução do volume de impressões;
- Redução de custos com a aquisição de papel e suprimentos para impressão;
- Redução do consumo de energia elétrica;
- Otimização do espaço físico para guarda de documentos;
- Menor tempo na localização de documentos;
- Preservação do meio ambiente.
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